文书档案数字化服务外包工作规范

什么是档案数字化？档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。建设数字化的档案管理应注重对档案管理系统的选择，一款好的档案管理系统，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大幅提高办公效率。按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。文书档案数字化服务外包工作规范

按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足档案数字化、数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。严格遵循标准规范，进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理，推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。文书档案数字化服务外包工作规范档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。

档案数字化加工的图像处理是在档案扫描完成后，应采用自动化处理和人工处理相结合的方式，逐张检查图像质量，包括图像顺序与档案原件是否一致，有无漏扫、重张等情况，图像有无黑边、折角以及图像偏斜度、清晰度、失真度等，发现不符合图像质量要求时及时进行调整改正，确保图像顺序正确、质量完美。数据挂接是借助系统软件对数据库中的目录数据与对应的纸质档案数字图像进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，以实现目录数据与数字图像的准确关联。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收并做好还卷及数据备份提交。

云展管理系统具有产品先进性。模式先进，以互联网云平台联合手机、终端显示屏等移动设备实现信息传输与展示，相较微信号以及操作更加便捷。充分体现了档案数字化“互联网+”的先进战略理念。架构先进，平台采用目前在数据应用方面比较流行的微服务架构，使得平台有极强的可伸缩性，易于扩展和维护。云展管理系统也具有操作便捷性系统界面友好，功能直观，操作简便，适合各年龄层次用户使用，无需培训。同时在客户端电脑即可实现展示端信息的同步更新，无需现场维护硬件设备极大的减少了人力物力。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果要接近档案原貌。

为确保各门类电子档案及其元数据的准确和及时采集、捕获、保存，提供便捷、有效的数字档案资源利用，应结合档案数字化、数字档案室应用系统开发或运行需要，为数字档案室配备必要的正版基础软件，包括数据库管理系统、网络操作系统、中间件、全文检索、光学字符识别（OCR）等软件。应选用主流数据库管理系统，如关系型数据库，其性能应能支持本单位今后较长一个时期数字档案资源管理的需要。安全保障体系应结合实际，参照信息系统安全等级保护有关要求，从多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。涉密数字档案室应用系统必须按照国家有关涉密信息系统分级保护的规定执行。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，很大程度地展现档案原貌。山东业务档案数字化加工流程

加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。文书档案数字化服务外包工作规范

数字档案室的特点还有档案利用知识化、档案数字化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。数字档案室的建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。文书档案数字化服务外包工作规范

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